Quels sont les outils collaboratifs en entreprise et à quoi servent-ils ?
21 avril 2016
Source : Pixabay
Dans le prolongement de notre article sur la transformation digitale d’une entreprise, voici un petit tour d’horizon sur les fameux « outils collaboratifs ». On entend par « outils collaboratifs » les plateformes, applications ou logiciels qui permettent à plusieurs collaborateurs de travailler ou communiquer ensemble. On peut ainsi citer des outils tels que Slack, Sharepoint, Salesforces Chatter, Google Drive…
On peut classer ces derniers en deux grandes familles :
• Les outils de partage : partage d’écran, d’agenda, de fichier
• Les outils de communication : forum, alternatives aux emails, conférences, réseaux sociaux
Les outils de partage
Les outils de partage sont probablement aujourd’hui les plus répandus. Peut-être même en utilisez-vous déjà certains, comme le partage d’agenda. Très pratique, il permet de connaître les disponibilités de vos collaborateurs sans avoir à les appeler. Il est également très utilisé pour la gestion des salles de réunion, et permet un gain de temps important : pas besoin d’avoir une personne pour gérer les plannings !
Sur le même principe, il existe des systèmes de partage de fichiers. Extrêmement efficaces, ils donnent la possibilité de travailler à plusieurs sur un même document, gérer les modifications, ainsi que les versions. On évite ainsi les doublons de fichiers et on a toujours la dernière version sur la plateforme, accessible partout grâce à une connexion internet. On peut même créer des circuits de validation électronique de documents, ce qui élimine le papier et les longs circuits de signatures… quelques économies en perspective !
Enfin, il existe également des solutions de partage d’écran. Utiles pour éviter de se déplacer, ces solutions partagent votre écran en direct avec une ou plusieurs personnes éloignées physiquement, simplement par interne. Vous pouvez ainsi commenter ou faire des modifications de documents en direct en échangeant avec vos partenaires. Certaines de ces solutions sont gratuites, alors pourquoi s’en priver ?
Les outils de communication
Les outils de communication d’entreprise sont ceux qui connaissent actuellement le plus grand essor. Premiers utilisés, les réseaux sociaux, car ils permettent de créer une dynamique dans l’entreprise, grâce à leur alimentation régulière. Les salariés sont ainsi informés en temps réel sur la vie de l’entreprise, cela développe le sentiment d’appartenance, et surtout : ils peuvent y contribuer !
Dans les grandes entreprises, les outils alternatifs aux emails, et notamment le tchat sont de plus en plus utilisés. Ils servent pour des échanges rapides, de type sms, lorsque l’utilisation du téléphone n’est pas possible ou par convenance personnelle. Cela supprime les mails-réponses du type « OK », « Vu », etc… qui surchargent les boites mails des utilisateurs.
Autres outils intéressants : les solutions de web ou visioconférence. Plus développées que le simple partage d’écran, ces outils créent de véritables « réunions virtuelles », et permettent de rassembler des personnes (collaborateurs, clients, fournisseurs) très éloignées. On gagne ainsi sur le temps et les coûts de déplacements.
Enfin, il est également possible de mettre en place un forum d’entreprise, destiné aux échanges entre les collaborateurs. Très utilisés dans les SSII, cet outil est plutôt destiné aux grands groupes ou aux entreprises avec un nombre important de salariés (plus de 250-500). En effet, pour qu’un forum fonctionne bien, il est indispensable qu’il soit régulièrement consulté et alimenté en réponses, de la même façon qu’un réseau social. Certaines thématiques se prêtent bien à la mise en place d’un forum d’entreprise : entraide sur un sujet, thématique (ex : marketing), petites annonces,…
En conclusion, il existe toute une palette d’outils collaboratifs, dont l’usage sera à adapter en fonction de la taille et de la culture de l’entreprise. Sans oublier bien sûr la conduite du changement !
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