Comment instaurer la transformation digitale au sein d’une entreprise ?

Dans un monde numérique qui offre tous les jours de nouvelles avancées, il est un secteur dans lequel la transformation digitale représente un véritable défi : l’entreprise.

Cet article présente les différents aspects qu’il importe de prendre en compte pour aider une entreprise à engager, puis à réussir son tournant numérique.

Il s’agit avant tout de bien mesurer la dimension humaine de cette transformation digitale, au-delà des aspects « matériels » technologiques.

Ainsi les domaines de la communication, du management et du marketing seront particulièrement utiles à mobiliser pour parvenir à appréhender cette transformation digitale.

Lorsqu’on évoque la transformation numérique, il est d’abord question de technologies. Très vite, il faut y associer les processus, puis considérer l’organisation dans une globalité, et enfin, surtout ne pas oublier les aspects humains, du point de vue des ressources présentes au sein de l’entreprise, des compétences nouvelles à acquérir o u à faire évoluer. Lorsqu’une entreprise s’engage dans une révolution numérique (ou dans une moindre mesure dans une adaptation aux technologies actuelles), de nombreux nouveaux outils contribuent à franchir ce cap. A ce titre, on peut citer le chat d’entreprise, souvent configuré à partir de l’outil de messagerie interne, l’intranet, développé et optimisé autour d’un réseau social lié à l’entreprise.

A cela s’ajoute parfois les sites collaboratifs, ou dématérialisés qui permettent de composer, de corriger et de stocker des documents à partir de n’importe quel support, de n’importe quel endroit. Ces outils révolutionnent la manière de collaborer au sein d’une entreprise. Il importe que leurs intérêts et leurs usages soient correctement expliqués pour qu’ils soient pleinement employés, c’est-à-dire par tous et durablement. Des sessions de formation doivent pouvoir être organisées afin que tous les collaborateurs soient totalement convaincus de la plus-value de ces nouvelles méthodes et ne se découragent pas à leur utilisation.

Les outils dont les RH disposent consistent, par exemple, à renforcer les techniques de recrutement pour obtenir des profils compétents et adeptes de la transformation, à s’appuyer sur des technologies spécifiques pour fluidifier l’organisation managériale ou à engager une démarche servicielle dans le but d’optimiser l’efficacité des collaborateurs.

Les formations peuvent porter sur les techniques décrivant la manière dont la connaissance doit être partagée, dans le but de bien diffuser et d’inscrire dans la durée la culture digitale

Elles peuvent également être organisées en s’appuyant sur l’intelligence collective pour révéler le capital innovation de chacun, ou encore tirer parti des smart data pour améliorer l’efficacité opérationnelle de l’entreprise.
Des organismes spécialisés dans les stratégies du changement disposent d’un catalogue complet des formations nécessaires.

Il est évident qu’il ne faut pas négliger le facteur humain dans la mise en œuvre de ces nouvelles technologies

C’est un aspect fondamental, et sans doute le plus complexe pour réussir ce défi digital. Faire preuve de pédagogies, de formations, de démonstrations doit être le moyen nécessaire pour non pas forcer, mais pour amener chaque individu à comprendre, apprécier et au final utiliser ces nouvelles techniques. De nombreuses formations existent pour précisément mettre chacun des collaborateurs d’une entreprise en situation face à ces nouveaux outils. Présenter les avantages de ces technologies sont également une façon d’amener progressivement à l’usage de ces produits. Il faut également éviter de tout installer en une seule fois.

Certaines personnes ne peuvent pas faire face directement à un bouleversement trop brutal. A grands renforts de graphiques et d’analyses, il peut être montré que le temps d’attention qu’un lecteur consacre aux messages qu’il reçoit a diminué entre 2000 et aujourd’hui. Chacun se lasse, ou s’habitue, des sollicitations multiples et permanentes des canaux numériques. Les nouveaux outils permettent de mieux les cibles, de leur redonner un sens.

D’autant plus qu’aujourd’hui, l’information circule vers l’individu et non plus à l’individu d’aller la chercher. Cela devient donc à la personne qui reçoit l’information d’être son propre arbitre, plus à celle qui l’envoie. La manière de rédiger les messages a changé, il faut apprendre à aller à l’essentiel, de manière directe. Pour créer des messages intéressants, le recourt au visuel a pris de l’importance.

Toutes les sphères du multimédia sont sollicitées. Leur usage et leurs codes s’apprennent et permettent même de créer de vrais métiers, comme l’infographie. Il ne faut pas perdre de vue que l’ensemble de ces nouveaux outils digitaux sont installés pour optimiser la circulation à l’intérieur et vers l’extérieur d’une entreprise, mais aussi, on l’a vu, pour dynamiser les équipes en son sein. A condition toutefois qu’ils restent au service des collaborateurs et non l’inverse.

Apprendre à utiliser correctement ces outils est important, en particulier si on indique les limites et les risques à leur usage compulsif ou déraisonnable. Ne pas consulter son smartphone le week-end, ça s’apprend et ça contribue au bien être d’un collaborateur. Et un collaborateur heureux est un collaborateur efficace.

Parmi les technologies dont il convient de bien expliquer l’usage, il y a les réseaux sociaux

C’est une arme à double tranchant : d’un côté excellent outil de communication, de marketing, permettant de rassembler une vraie communauté, d’un autre côté, chacun s’exprime selon son humeur, parfois en ordre dispersé, brouillant les messages.

En guise de conclusion, on peut indiquer que l’entreprise n’a pas le choix d’opérer le virage numérique si elle veut rester dans la course, notamment du point de vue de la communication. Ces nouvelles technologies s’apprennent, progressivement, en en démontrant les avantages et les plus-values au sein de la communauté de travail. Ces changements doivent se réaliser dans la concertation et présentant dans la plus grande transparence, la stratégie, les méthodes et les formations correspondantes pour que chacun se sente rassuré et prêt à s’adapter. Cette transformation numérique doit enfin tenir compte du facteur temps, essentiel pour parvenir à sa réussite.

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